青海慶華集團已于2009年2月23日通過質量管理體系認證，并經過了連續(xù)兩年的監(jiān)督審核。然而，體系文件的管理總是不能滿足標準4.2.3條款的要求，更不能滿足企業(yè)管理的要求和生產安全管理的要求。尤其是各類《管理制度》、《操作規(guī)程》和《考核標準》，由于現有辦公自動化系統的不完善，無法實施動態(tài)管理（及時更新），且大量消耗紙張，文件管理難度大。
“文件控制”是指對各類文件（包括行政文件）和體系運行所需的其他文件的編寫、批準、評審、會簽、修改、狀態(tài)標識，打印、復制、下載、上傳和閱讀使用等權限進行控制。同時，還要對文件的發(fā)放范圍、使用權限、再批準、回收、作廢和外來文件（主要指法律法規(guī)）實施有效管理。
集團公司各部門和各生產單位的文件（主要是管理制度），基本上是打印的紙質文件，因此，存在以下弊端：
1、消耗大量紙張，文件統一管理的難度大，使用和查閱十分不便。由于得不到適用的文件，很難做到“有章可循”；
2、紙質文件的格式、結構、字體和字號等難以統一，各自為陣，五花八門；
3、部門之間重復發(fā)文，同類文件混合使用，難以做到文件的一致性、充分性和適宜性；
4、文件的修改和會簽難度大，多部門、多個領導會簽時，由于人員難以集中耗費時間長。尤其是合同的流轉審簽，常常延誤時間；
5、因人員的調動、轉崗和離職，造成行政文件“朝令夕改”；
6、文件的使用權限、發(fā)放范圍無法控制，文件流失嚴重。尤其是人員辭職和調動時，紙質文件不便于收回；
7、文件修改不方便，難以做到文件的動態(tài)管理和有效性控制，而且修改文件過程中，浪費紙張嚴重；
8、作廢文件收回難度大或根本收不回，導致新舊文件同時使用，文件的一致性和有效性無法保證；
9、文件的保密性差，很容易泄露需要小范圍使用和需要保密的文件；
10、紙質文件和現有電子版文件的管理，易造成部門和單位之間的文件相互抄襲，很難做到文件的有效性和適宜性，可操作性難以保證；
11、隨著全面預算管理工作和績效考核工作的開展，紙質文件易導致經營性報表和財務數據無法保密；
12、紙質文件使生產統計數據和績效考核結果無法做到數據不被修改。
綜上所述，紙質文件存在諸多弊端，嚴重阻礙著辦公自動化的實現，降低了工作效率。采用“EIP”軟件，不但費力費時，而且需要大量投資。因此，對現有“OA”中的“文件管理系統”進行充分開發(fā)和利用，發(fā)揮該軟件的功能，可基本解決體系文件和行政文件管理工作中存在的問題。
據了解，開發(fā)現有“OA”中的“文件管理系統”，總費用可控制在5萬元以內或更低（此價格非開發(fā)商提供）。
現有“OA”中的“文件管理系統”開發(fā)完成后，體系文件和行政文件以及經濟合同可方便地在“OA”上實現以下控制：
1、文件（包括合同）的會簽、審批和流轉可在局域網“OA”上完成。領導出差在外時，也可以實現網上電子簽名，可快捷地完成文件的審批和經營合同等重要文件的審簽，節(jié)約時間；
2、各單位的文件編制、評審、批準、發(fā)放、修改和受控，可由授權的文控員實現控制；
3、文件發(fā)放和使用權限的審批，由企管辦（組）和文件制定部門共同確定，填寫電子版《文件發(fā)放和使用權限的審批表》，在“OA”上完成電子簽名審批后，由企管辦（組）文控員打開文件使用權限，供文件使用部門和相關人員使用。文件的使用權限須得到授權領導批準后，企管辦（組）文控員才能授權相關人員使用；
4、文件的修改，由文件的原制定部門經評審后填寫電子版的《文件修改申請表》，經管理者代表或體系負責人批準后，由生產單位企管辦（組）文控員打開部門文件修改權限，部門修改后上傳企管辦（組）文控員，由企管辦（組）在文件的會簽批準頁上完成文件的會簽（電子簽名）后，打上試行標記發(fā)布試行一個月，期間無修改意見時，在文件的會簽批準頁上加蓋受控印章后實行；
5、文件作廢時，由原文件制定部門或企管辦（組）填寫電子版的《作廢文件清單》，經管理者代表或體系負責人電子簽名批準后，由企管辦（組）文控員移除到“作廢文件”夾中存檔。存檔的作廢文件定期由企管辦（組）文控員刪除；
6、文件的版本和版次，執(zhí)行《文件控制程序》中規(guī)定，一律在文件的頁眉右側按“×版本 第××次修改”標識；
7、各單位應不斷識別與產品有關的法律法規(guī)和其他適用的法律法規(guī)，除部門必須保存的部分電子版文件和清單外，全部由企管辦（組）在“OA”上發(fā)布，以便法律法規(guī)資源共享；
8、“文件管理系統”開發(fā)完成后，各單位的受控文件，需經授權的體系負責人批準，由文控員開通閱讀使用權限后，方可閱讀和使用。未授權的人員將無法或無權限進行修改、下載、打印、復制、拷貝、上傳等操作或閱讀使用，文件的一致性和保密性將得到控制；
9、單位和部門之間的《工作聯系單》、《采購申報表》等也可以完成電子簽名審批后，相互傳送；
10、集團公司應積極推行無紙化辦公，確需打印的文件，由辦公室和企管辦（組）制定打印文件范圍的相關規(guī)定，經批準后實施。
（來源：青海慶華集團煤化公司 許常寧）
